Système d’archivage électronique: ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Document à téléchargerLes experts-comptables face au défi numérique
Face au défi numérique, les experts-comptables sont des conseillers précieux dans un monde où les opérations sont de plus en plus automatisées et accessibles sur Internet. Attentifs aux nouvelles menaces, ils aident l’entrepreneur à protéger ses données.
Mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN), gestion électronique des documents, généralisation de la e-facture ou adoption du bulletin de paie électronique… Pour les experts-comptables aussi, la transition digitale vient bouleverser les processus de travail comme les attentes des clients.
Côté métier, les opérations de saisie comme l’ensemble des méthodes de tenue comptable s’automatisent et s’accélèrent. Un changement qui nécessite formation et pédagogie. « La référence papier est encore importante. Nous devons sensibiliser nos collaborateurs au besoin de se préparer afin de ne pas être dépourvus face aux attentes de nos clients. L’important est de faire comprendre l’intérêt de ces processus et leur inéluctabilité », explique Philippe Guermeur, directeur associé du cabinet d’expertise comptable 3G Gadras et président de France Défi.
Bulletin de juin-juillet 2017
Le bulletin d’information FRANCE DEFI Associations, pour vous tenir informés de toutes les évolutions législatives et réglementaires.
Un chantier sans fin : dire, redire et re-redire l’apport du monde associatif à la société. C’est un enjeu de fond qui permet de légitimer la place des associations « au coeur de l’intérêt général » et, en conséquence, le soutien que les pouvoirs publics se doivent de lui attribuer.
C’est pourquoi le Bilan de la vie associative 2015-2016 que vient de publier le Haut Conseil à la Vie associative (HCVA) est plus qu’un simple rapport. À travers lui, le HCVA donne au monde associatif des arguments pour défendre son utilité sociale et son intérêt collectif. Comme l’écrit Édith Arnoult-Brill, secrétaire générale de la Fédération unie des auberges de jeunesse, » l’intérêt général est devenu une caractéristique de l’activité des associations ». C’est pourquoi cette édition du Bilan de la vie associative est centrée sur ce thème.
À toutes les associations de s’emparer de ce document important, que nous présentons dans cette lettre, pour mieux faire reconnaître leur rôle et leur place dans la société française !
Entreprises: où mettre vos données à l’abri?
Effectuer la sauvegarde de ses données? Confier cette tâche à une société spécialisée? Dans tous les cas, mieux vaut être prévoyant et ne pas s’en remettre à un simple disque dur externe.
Sauvegarder n’est pas archiver ! Ce qui les distingue ? A la différence d’un simple moyen de stockage, une solution de sauvegarde doit permettre de restaurer l’ensemble d’un système, logiciels compris, en cas de sinistre matériel ou d’acte malveillant.
« Des accidents qui n’arrivent pas qu’aux autres ! », rappelle Stéphane Sécher du cabinet Abaq Conseil et Expertise Comptable, membre du groupement France Défi.
Alors que certaines entreprises font appel à un hébergeur, d’autres préfèrent recourir à un serveur interne. Un choix garantissant leur indépendance et impliquant peu de contraintes.
Préserver son indépendance et ne pas dépendre d’un prestataire. Ce sont les raisons principales pour lesquelles l’expert-comptable Hervé Mabileau a choisi d’équiper son cabinet, Abaq Conseil et Expertise Comptable membre du groupement France Défi, d’un serveur informatique en interne.
http://www.acdl.fr/opter-serveur-interne-atouts-contraintes/
http://www.acdl.fr/heberger-donnees-externe-choisir-prestataire/
Le statut de Jeune entreprise innovante: une opportunité à saisir
Le statut de Jeune entreprise innovante peut être un vrai plus pour financer les projets d’une PME. Focus sur les conditions à remplir pour en bénéficier.
Être reconnu comme Jeune entreprise innovante ? « C’est un formidable outil pour financer ses projets de recherche et développement (R&D) » constate Didier Pinot, expert-comptable chez Inkipio, cabinet membre du groupement France Défi.
Créé en 2004 pour favoriser la création de petites entreprises de pointe, le statut de Jeune entreprise innovante, ou JEI, offre en effet, sous conditions, des exonérations de charges patronales URSSAF et de charges fiscales à des PME dans leurs premières années.
Didier Pinot a accompagné les dossiers de plusieurs entreprises : « Ce statut s’adresse plutôt à des sociétés de type start-up, qui se créent sur une idée innovante et qui ont besoin de dépenser une certaine somme d’argent pour finaliser leur projet », estime le professionnel.
Être reconnue comme JEI signifie notamment être totalement exonéré d’impôts sur les bénéfices pour le résultat du premier exercice, et à 50% pour l’exercice suivant. Mais c’est aussi, et surtout, profiter d’exonérations sociales conséquentes sur la rémunération du personnel de recherche.
Héberger ses données en externe: comment choisir son prestataire?
Confier à un prestataire le soin de conserver ses données en externe, voire de gérer à distance l’ensemble de son système d’information, est une décision stratégique. Voici quatre points à vérifier avant de signer un contrat.
Des hébergeurs excellents, il y en a partout dans le monde. Pourtant, mieux vaut privilégier un prestataire européen. La raison ? « Lorsque les données sont hébergées hors de l’Union européenne, les entreprises ont obligation d’en informer leurs clients », explique Michel Guillout, responsable informatique et qualité du cabinet d’expertise comptable Cigeco, membre du groupement France Défi.
Une préférence dictée également par le fait que la réglementation appliquée aux données est celle du pays où elles sont stockées. Aux États-Unis, par exemple, le Patriot Act autorise l’administration américaine à accéder, sous conditions, aux données informatiques des entreprises et des particuliers. Cela dit, les grands acteurs américains de l’hébergement ne conservent pas forcément les données outre-Atlantique car elles disposent de data center en Europe.
A vérifier avant de signer un contrat, en n’oubliant pas les lieux de conservation lorsque, par sécurité, le stockage est répliqué sur plusieurs serveurs … Michel Guillout suggère de privilégier des sites français. « En raison d’une législation particulièrement stricte en matière de protection des données et d’un contrôle strict des prestataires », précise-t-il.
Bien gérer l’endettement de son entreprise
Pour bien gérer l’endettement de son entreprise, le paramétrer au mieux permet d’en tirer le meilleur parti en limitant les risques.
Non, un endettement n’est pas mauvais en soit. Pour une entreprise, c’est un moyen de financer ses projets qui peut lui permettre d’augmenter le rendement de ses capitaux propres. C’est le cas lorsque le taux de rendement de ces investissements est supérieur au coût de l’emprunt. Mais quand l’endettement est mal maîtrisé, il peut aussi s’avérer un danger.
Il importe donc d’en évaluer tous les aspects à commencer par la pertinence d’y recourir. « Le faible niveau actuel des taux d’intérêt rend l’endettement intéressant mais si on a une trésorerie pléthorique, il peut être plus judicieux de l’utiliser pour financer ses investissements. Chaque cas est différent », souligne Nicolas Pipet, du cabinet Exium, membre du groupement France Défi.
Le montant à emprunter dépend du projet et des perspectives de l’entreprise. « Il faut se rapprocher de son expert-comptable pour déterminer un prévisionnel financier. L’idée est de vérifier le niveau d’endettement supportable à partir d’hypothèses de fonctionnement et de carnet de commandes raisonnables », explique l’expert-comptable.
Opter pour un serveur interne: des atouts et des contraintes
Alors que certaines entreprises font appel à un hébergeur, d’autres préfèrent recourir à un serveur interne. Un choix garantissant leur indépendance et impliquant peu de contraintes.
Préserver son indépendance et ne pas dépendre d’un prestataire. Ce sont les raisons principales pour lesquelles l’expert-comptable Hervé Mabileau a choisi d’équiper son cabinet, Abaq Conseil et Expertise Comptable membre du groupement France Défi, d’un serveur informatique en interne.
Mais c’est loin d’être les seuls avantages de cette solution en local. « Il y a un aspect financier non négligeable. Disposer de son propre serveur revient jusqu’à trois fois moins cher que les services d’un hébergeur, assure Hervé Mabileau. Par ailleurs, il est plus simple de négocier le prix des logiciels lorsque l’on est pas déjà engagé avec le fournisseur qui les commercialise ». Reste que cette option n’est pas adaptée à tout type de structures.
Par exemple, dans le cas d’une activité commerciale dispersée dans différents points de vente, l’hébergement des données sur un serveur externe s’impose.
En revanche, la solution locale convient tout à fait à des entreprises mono-sites. « C’est le cas de petites sociétés industrielles ayant recours à des logiciels très pointus, ne pouvant fonctionner en mode hébergé », précise Hervé Mabileau.
Cyberprévention: un observatoire pour cerner les menaces
La cybercriminalité est devenue une réalité à laquelle doit se préparer tout chef d’entreprise. Pour les aider face à cette menace, le groupement France Défi lance un Observatoire de la Cyberprévention.
Plus de 200 000 victimes dans 150 pays en l’espace d’un week-end. Voilà le bilan, provisoire, du bien nommé virus Wanna Cry. En quelques heures, ce logiciel de racket a touché le constructeur Renault, le système bancaire russe ou le transporteur américain FedEx.
Des multinationales, mais il ne faut pas croire que les PME sont préservées de ce risque devenu majeur.
Pour mieux identifier ces menaces, le groupement d’experts-comptables France Défi lance un Observatoire de la Cyberprévention.
« Au quotidien les experts-comptables sont au cœur des processus de digitalisation et particulièrement bien placés pour observer les pratiques mais aussi pour conseiller leurs clients dans la mise en place de solutions. » explique Lionel Salembier, vice-président de France Défi.
L’objectif : non seulement analyser les causes et les sources des attaques mais également déterminer les types de préjudices causés et les réponses à apporter.
Le départ d’un associé: un événement à bien préparer
Le départ d’un associé implique une réorganisation de l’entreprise. Pour gérer au mieux cette transition, il convient de respecter certaines conditions qui peuvent dépendre du statut de la société.
Conflit, problème de santé ou simplement volonté de s’investir dans un nouveau projet, toute société peut un jour être confrontée à la sortie de l’un de ses associés. Un événement majeur qui peut rapidement aboutir à une situation de blocage et fragiliser l’entreprise.
Pour que ce départ se passe sereinement, mieux vaut donc vraiment l’anticiper. « En général on parle d’un délai de 5 ans pour que les choses se passent bien, mais cela est très variable en pratique. L’idée est d’y réfléchir suffisamment tôt car c’est une opération délicate notamment dans les PME où l’ensemble des associés ont souvent un rôle important », souligne Fabrice Imbert, expert-comptable chez Pluri Conseils, membre du groupement France Défi.
L’associé sortant va devoir se séparer des parts qu’il détient. Pour éviter les conflits, l’idéal est d’avoir prévu à l’avance les conditions dans lesquelles cette cession peut s’effectuer. Plusieurs options sont en effet envisageables, qui peuvent plus ou moins convenir aux restants : la vente à un tiers, aux autres associés, ou à la société, qui opère alors une réduction de capital. « Par l’intégration de règles spécifiques dans les statuts ou la conclusion d’un pacte d’associés, on peut réglementer le départ d’un associé », conseille Fabrice Imbert.
On peut ainsi adopter une clause d’agrément, qui soumet la vente de parts à l’accord des autres associés – c’est souvent le cas pour la vente à un tiers dans les SARL – ou une clause de préemption qui leur donne un droit prioritaire d’achat. Des règles peuvent aussi instaurer un délai avant lequel il n’est pas possible de vendre ses parts.