Travailler avec des outils collaboratifs: quelles sont les bonnes pratiques?
Les outils collaboratifs et les plateformes de partage peuvent révolutionner notre façon de travailler. À condition de choisir les bons…
Philippe Cohen, gérant de la société Alexma Audit, membre du groupement France Défi, a ouvert une entreprise « 100% digital ». Cet expert-comptable et commissaire aux comptes travaille exclusivement avec des outils collaboratifs avec ses collègues et avec ses clients. « Nous avons été parmi les précurseurs à travailler en mode partagé, note-t-il. Cela vaut aussi pour notre clientèle. Nous ne pourrions pas prendre un client qui apporterait sa comptabilité dans un classeur. Tout doit être accessible et partagé. Par et pour tous. »
Travailler dans le cloud, de Google à NETexcom
Hors de question, ici, de départager les logiciels collaboratifs. Philippe Cohen en a vu émerger beaucoup : « C’est vraiment une question de sensibilité et de prise en main des outils, en fonction des différentes modalités proposées. » Pour sa bureautique, il se montre très satisfait de la gamme « G Suite » de Google, une suite intégrée d’applications de collaboration et de productivité cloud sécurisées, qui comprend Gmail, GED, Agenda, soit des outils de partage de documents (PDF, EXCEL) et de calendrier, notamment. Aux échanges de mails, il ajoute des fenêtres de « chat » et des outils de vidéoconférence. Il utilise aussi des documents où chacun peut écrire et contribuer en même temps que ses collègues.
Document à téléchargerChef d’entreprise: n’oubliez pas de gérer vos outils numériques
En cas de disparition du dirigeant, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques si une réflexion n’a pas été menée sur la gestion des outils numériques. Focus sur les éléments à prendre en compte.
Fichiers hébergés dans le cloud, logiciels de gestion accessibles à distance (comptabilité, paie, relation client), formalités dématérialisés, de plus en plus, l’activité des entreprises se digitalise. Or ces données et systèmes sont généralement accessibles via différents mots de passe. En cas de disparition du chef d’entreprise, si rien n’a été prévu, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques et voir son activité bloquée. Lorsque l’on souhaite parer à toute éventualité et assurer au mieux la poursuite d’activité de l’entreprise, il importe donc de réfléchir aussi à la gestion de ses outils numériques.
Outils numériques: anticiper la disparition du dirigeant
« C’est incontournable, pour anticiper la disparition du dirigeant, mais aussi simplement pour faire face au turnover au sein de l’entreprise. Mais c’est une question souvent très mal gérée. Elle est d’autant plus problématique que le chef d’entreprise joue un rôle clef et qu’il est le seul à savoir où se trouvent les informations et comment y accéder », prévient Michel Guillout, responsable système d’information du groupement France Défi.
Cloud grand public: est-ce fiable pour stocker les données d’entreprise?
Le cloud est une bonne solution pour stocker ses données. Les entreprises peuvent utiliser des outils grand public à condition d’observer certaines précautions.
Photos de vacances, vidéos de famille, morceaux de musique, documents administratifs… De nombreux particuliers utilisent des solutions en Cloud pour stocker leurs documents. Le plus souvent gratuites, accessibles de partout et de n’importe quel appareil connecté, tout en évitant de saturer la mémoire de son smartphone ou de son ordinateur personnel, la solution de stockage en ligne s’avère particulièrement séduisante.
Mais sont-elles vraiment adaptées à l’archivage des documents d’entreprise ? « Elles sont adaptée au fonctionnement de beaucoup d’entreprises, pour partager des documents entre collègues et avoir un accès à ses données où que l’on se trouve. Mais à condition de respecter certaines règles », explique Fabien Corneillie, associé, en charge du pilotage du système d’information, au sein du cabinet d’expertise comptable CTN France, membre du groupement France Défi.