Système d’archivage électronique: ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Document à téléchargerBanque en ligne: une nouvelle offre pour les professionnels?
La banque en ligne convainc de plus en plus de particuliers avec ses tarifs attractifs. Mais les entreprises sont également concernées par cette nouvelle tendance.
Entre 2015 et 2016, la part des Français détenant un compte dans une banque en ligne a progressé de 20% selon une étude du cabinet Simon Kucher & Partners et de Research Now diffusée en mars.
Le principe de ces banques : pas de guichet en dur mais des accès via un site web ou une application mobile. Un créneau sur lequel ont misé les grands réseaux bancaires grâce à des filiales : Boursorama appartient au groupe Société générale, BforBank au Crédit agricole, Fortunéo au Crédit mutuel, Hello Bank à BNP Paribas, ING Direct au groupe néerlandais ING et Monabanq a pour actionnaire le Crédit Mutuel. Des banques crées par des groupes d’assurance existent aussi comme Groupama Banque ou Axa Banque.
Et le secteur n’en fini pas d’attiser les convoitises et de susciter les vocations. Cette année, Orange va lancer Orange Bank en 2017et La Banque Postale dévoilera également une banque mobile en 2018.
Cloud grand public: est-ce fiable pour stocker les données d’entreprise?
Le cloud est une bonne solution pour stocker ses données. Les entreprises peuvent utiliser des outils grand public à condition d’observer certaines précautions.
Photos de vacances, vidéos de famille, morceaux de musique, documents administratifs… De nombreux particuliers utilisent des solutions en Cloud pour stocker leurs documents. Le plus souvent gratuites, accessibles de partout et de n’importe quel appareil connecté, tout en évitant de saturer la mémoire de son smartphone ou de son ordinateur personnel, la solution de stockage en ligne s’avère particulièrement séduisante.
Mais sont-elles vraiment adaptées à l’archivage des documents d’entreprise ? « Elles sont adaptée au fonctionnement de beaucoup d’entreprises, pour partager des documents entre collègues et avoir un accès à ses données où que l’on se trouve. Mais à condition de respecter certaines règles », explique Fabien Corneillie, associé, en charge du pilotage du système d’information, au sein du cabinet d’expertise comptable CTN France, membre du groupement France Défi.