Chef d’entreprise: n’oubliez pas de gérer vos outils numériques
En cas de disparition du dirigeant, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques si une réflexion n’a pas été menée sur la gestion des outils numériques. Focus sur les éléments à prendre en compte.
Fichiers hébergés dans le cloud, logiciels de gestion accessibles à distance (comptabilité, paie, relation client), formalités dématérialisés, de plus en plus, l’activité des entreprises se digitalise. Or ces données et systèmes sont généralement accessibles via différents mots de passe. En cas de disparition du chef d’entreprise, si rien n’a été prévu, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques et voir son activité bloquée. Lorsque l’on souhaite parer à toute éventualité et assurer au mieux la poursuite d’activité de l’entreprise, il importe donc de réfléchir aussi à la gestion de ses outils numériques.
Outils numériques: anticiper la disparition du dirigeant
« C’est incontournable, pour anticiper la disparition du dirigeant, mais aussi simplement pour faire face au turnover au sein de l’entreprise. Mais c’est une question souvent très mal gérée. Elle est d’autant plus problématique que le chef d’entreprise joue un rôle clef et qu’il est le seul à savoir où se trouvent les informations et comment y accéder », prévient Michel Guillout, responsable système d’information du groupement France Défi.
Document à téléchargerAppels d’offres: les règles à suivre pour les remporter
Pour les PME, les appels d’offres peuvent constituer un véritable levier de croissance. Pour autant que ces compétitions soient anticipées et abordées avec méthode.
77 milliards d’euros : c’est le montant de la commande publique en 2017, selon le baromètre publié par l’Assemblée des communautés de France (AdCF) et la Caisse des dépôts (CDC). Cette manne, dont une partie est liée à des appels d’offres, provient pour moitié environ des communes et de leurs regroupements. Un gisement de croissance pour les PME, pour autant qu’elles répondent aux appels d’offres avec discernement.
Sélectionner soigneusement les appels d’offres
Première étape ? Définir précisément ses cibles. Mieux vaut, en effet, miser sur la qualité de ses réponses que sur la quantité. « Définir précisément les marchés sur lesquels les chances de l’emporter sont réelles », recommande Jean-Michel Moreau, expert-comptable et président de FDMP, membre du groupement France Défi. Et rien n’interdit, durant cette phase, de rencontrer ceux qui publient des appels d’offre, ce qui est en revanche interdit une fois qu’ils sont lancés, pour respecter l’égalité entre les candidats. « C’est une manière de se présenter, de se faire connaître et de mieux comprendre quelles peuvent être leurs attentes. Un premier contact qui peut aussi permettre de décrocher un contrat en direct, puisque les marchés inférieurs à 25 000 € sont passés sans mise en concurrence », remarque Jean-Michel Moreau.
Faire sa comptabilité soi-même: une bonne idée?
Faire sa comptabilité soi-même: une bonne idée?
Tenir sa comptabilité soi-même plutôt que de déléguer cette tâche à un cabinet d’expertise-comptable. La question peut se poser au chef d’entreprise. Certains y voient la possibilité de limiter leurs coûts ou de mieux connaître la situation de leur entreprise.
Déléguer ou pas ses comptes ? La comptabilité d’une entreprise fournit assurément une mine de données sur sa situation. « Se réapproprier la comptabilité est le moyen d’avoir accès très rapidement à des informations simples de gestion qui peuvent être utiles pour piloter l’entreprise, sans avoir à appeler son cabinet comptable », constate Brice Vergez, associé d’Origa Group, membre de France Défi.
Les cabinets eux-mêmes ne sont d’ailleurs pas opposés à cette organisation. « Pour l’expert-comptable, l’important est de s’assurer de la pertinence et de la fiabilité des données, peu importe la personne qui traite les informations », souligne le professionnel.
Le courrier papier n’est pas encore obsolète!
La dématérialisation est devenue une réalité pour les entreprises : impôts, contrôle fiscal, déclaration sociale nominative… Pour autant dans certaines situations, le courrier papier est toujours indispensable.
Les documents papier, ennemis de l’entrepreneur ? Selon une étude de Xerox 46% des petites et moyennes entreprises interrogées par Xerox perdent du temps chaque jour en raison de processus papier intensif. L’État s’est saisi de la question de la dématérialisation : ainsi la déclaration et le paiement de l’impôt sur les sociétés s’effectuent-ils en ligne depuis 2015. Une procédure de contrôle fiscal à distance existe également depuis le 1er janvier 2017. Egalement généralisée depuis le 1er janvier, la déclaration sociale nominative (DSN) est désormais le seul vecteur utilisé par les employeurs pour transmettre les déclarations périodiques aux organismes de protection sociale et signaler des événements (maladie, attestation employeur destinée à Pôle emploi…).