Protection des données personnelles: moins d’un an pour se mettre en conformité
Le traitement informatisé de données personnelles (fichiers comportant des noms, prénoms, photos ou vidéos de personnes, données biométriques, etc.) fait l’objet d’une protection qui impose actuellement aux entreprises procédant à ce type de traitement de les déclarer au préalable à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Un règlement européen du 27 avril 2016 réforme cette protection notamment en supprimant la plupart des déclarations, mais il n’en découle pas pour autant un allègement des obligations pour les entreprises.
Qui est concerné par la protection des données personnelles ?
Cette réforme concerne les employeurs qui peuvent pour de multiples raisons traiter des données personnelles par informatique : gestion administrative des ressources humaines (gestion des dossiers du personnel, tenue d’un annuaire interne, d’un organigramme), contrôle et surveillance (écoute et enregistrement des appels téléphoniques, système de vidéosurveillance, utilisation de données biométriques, de la géolocalisation, contrôle de l’accès aux locaux), etc.
Document à téléchargerSystème d’archivage électronique: ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».