Système d’archivage électronique: ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Document à téléchargerLes experts-comptables face au défi numérique
Face au défi numérique, les experts-comptables sont des conseillers précieux dans un monde où les opérations sont de plus en plus automatisées et accessibles sur Internet. Attentifs aux nouvelles menaces, ils aident l’entrepreneur à protéger ses données.
Mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN), gestion électronique des documents, généralisation de la e-facture ou adoption du bulletin de paie électronique… Pour les experts-comptables aussi, la transition digitale vient bouleverser les processus de travail comme les attentes des clients.
Côté métier, les opérations de saisie comme l’ensemble des méthodes de tenue comptable s’automatisent et s’accélèrent. Un changement qui nécessite formation et pédagogie. « La référence papier est encore importante. Nous devons sensibiliser nos collaborateurs au besoin de se préparer afin de ne pas être dépourvus face aux attentes de nos clients. L’important est de faire comprendre l’intérêt de ces processus et leur inéluctabilité », explique Philippe Guermeur, directeur associé du cabinet d’expertise comptable 3G Gadras et président de France Défi.
GED: trois critères clés pour choisir sa solution
Lors du choix d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), le prix est loin de constituer l’élément sur lequel se focaliser. Voici trois autres critères de choix pour éviter les mauvaises surprises.
« Zéro papier » ! Pour parvenir à cet objectif, la gestion électronique des documents (GED) est une alliée indispensable. En la matière, il existe une multitude d’offres, à tous les prix. « Il n’existe pas de logiciel idéal et pas de leader. Certaines sont plus adaptées aux petites entreprises, d’autres s’adressent à des secteurs d’activité. Bref, le choix est lié aux besoins de chaque entreprise », prévient Pascal Guicherd, directeur informatique du Groupe MG, membre du groupement France Défi.
Avant même d’opter pour une solution ou une autre, une phase préalable s’avère indispensable : la définition de l’arborescence. « Que doit-on classer et où ? Cette phase de réflexion est essentielle pour bien correspondre aux attentes des collaborateurs », souligne Pascal Guicherd.
La GED est un élément fédérateur dans l’entreprise, elle doit obtenir l’assentiment de tous les utilisateurs. Il peut donc s’avérer utile d’associer les salariés des différents services à la conception de cette méthode de classement.