Cinq outils collaboratifs pour mieux travailler en équipe
Pour travailler en « mode projet », se former ou tout simplement pour partager des infos instantanément, plusieurs plateformes peuvent faciliter votre quotidien. Sélection d’outils collaboratifs.
DropBox, OneDrive, Google Drive… les outils numériques collaboratifs font désormais partie du quotidien de l’entreprise. Grâce à eux, plus besoin d’être au bureau pour avancer sur un dossier et échanger des informations avec ses collègues. Les géants du numérique ne sont pas les seuls à proposer des outils qui peuvent vous aider à mieux travailler en équipe. La preuve par cinq.
Slack : discuter en instantané
Cette plateforme de communication collaborative et de gestion de projets a déjà facilité le travail de millions de salariés dans le monde depuis son lancement en 2014. Chaque entreprise peut créer un groupe privé sur Slack et y inviter tout ou partie de ses employés, qui peuvent ainsi discuter entre eux. Une fois le groupe de travail créé, une adresse lui est attribuée. Comme sur les réseaux sociaux, Slack permet d’accoler des « hashtags » à des commentaires, d’interpeller un utilisateur ou de « liker ». Une version gratuite existe pour les petites équipes.
Trello : visualiser ses projets
Plus ancien, ce logiciel reste prisé en entreprise. Là aussi, le but affiché est de réduire les chaînes de mails sans fin et les réunions inutiles grâce à un outil simple d’utilisation et accessible à n’importe quel appareil, où que l’on soit. Lancé en 2011, cet outil de gestion de projet en ligne est fondé sur une organisation très visuelle de projets en planches, listant des cartes qui représentent des tâches à accomplir. Si les cartes sont assignées à un utilisateur, elles peuvent aussi varier d’un collaborateur à un autre. Une version gratuite du logiciel existe.
Document à téléchargerCharte informatique: comment la mettre en place?
Une charte informatique fixe les droits et obligations en matière d’utilisation du système informatique. Un outil essentiel alors que les entreprises sont la cible des cybercriminels. Mais quelles sont les conditions pour la mettre en place ?
Rares sont aujourd’hui les environnements de travail qui n’intègrent pas des outils numériques. Pour préciser leurs règles d’utilisation, la mise en place d’une charte informatique est donc devenue incontournable dans de nombreuses entreprises. Ce document permet d’établir les droits et les obligations des salariés dans l’utilisation des outils informatiques et de téléphonie. « La charte met en place des garde-fous pour éviter les débordements et usages abusifs de ces outils et se prémunir contre la cybercriminalité », précise Pascal Guicherd, directeur informatique chez MG, membre de France Défi.
Chef d’entreprise: n’oubliez pas de gérer vos outils numériques
En cas de disparition du dirigeant, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques si une réflexion n’a pas été menée sur la gestion des outils numériques. Focus sur les éléments à prendre en compte.
Fichiers hébergés dans le cloud, logiciels de gestion accessibles à distance (comptabilité, paie, relation client), formalités dématérialisés, de plus en plus, l’activité des entreprises se digitalise. Or ces données et systèmes sont généralement accessibles via différents mots de passe. En cas de disparition du chef d’entreprise, si rien n’a été prévu, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques et voir son activité bloquée. Lorsque l’on souhaite parer à toute éventualité et assurer au mieux la poursuite d’activité de l’entreprise, il importe donc de réfléchir aussi à la gestion de ses outils numériques.
Outils numériques: anticiper la disparition du dirigeant
« C’est incontournable, pour anticiper la disparition du dirigeant, mais aussi simplement pour faire face au turnover au sein de l’entreprise. Mais c’est une question souvent très mal gérée. Elle est d’autant plus problématique que le chef d’entreprise joue un rôle clef et qu’il est le seul à savoir où se trouvent les informations et comment y accéder », prévient Michel Guillout, responsable système d’information du groupement France Défi.