Héberger ses données en externe: comment choisir son prestataire?
Confier à un prestataire le soin de conserver ses données en externe, voire de gérer à distance l’ensemble de son système d’information, est une décision stratégique. Voici quatre points à vérifier avant de signer un contrat.
Des hébergeurs excellents, il y en a partout dans le monde. Pourtant, mieux vaut privilégier un prestataire européen. La raison ? « Lorsque les données sont hébergées hors de l’Union européenne, les entreprises ont obligation d’en informer leurs clients », explique Michel Guillout, responsable informatique et qualité du cabinet d’expertise comptable Cigeco, membre du groupement France Défi.
Une préférence dictée également par le fait que la réglementation appliquée aux données est celle du pays où elles sont stockées. Aux États-Unis, par exemple, le Patriot Act autorise l’administration américaine à accéder, sous conditions, aux données informatiques des entreprises et des particuliers. Cela dit, les grands acteurs américains de l’hébergement ne conservent pas forcément les données outre-Atlantique car elles disposent de data center en Europe.
A vérifier avant de signer un contrat, en n’oubliant pas les lieux de conservation lorsque, par sécurité, le stockage est répliqué sur plusieurs serveurs … Michel Guillout suggère de privilégier des sites français. « En raison d’une législation particulièrement stricte en matière de protection des données et d’un contrôle strict des prestataires », précise-t-il.
Document à téléchargerGED: trois critères clés pour choisir sa solution
Lors du choix d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), le prix est loin de constituer l’élément sur lequel se focaliser. Voici trois autres critères de choix pour éviter les mauvaises surprises.
« Zéro papier » ! Pour parvenir à cet objectif, la gestion électronique des documents (GED) est une alliée indispensable. En la matière, il existe une multitude d’offres, à tous les prix. « Il n’existe pas de logiciel idéal et pas de leader. Certaines sont plus adaptées aux petites entreprises, d’autres s’adressent à des secteurs d’activité. Bref, le choix est lié aux besoins de chaque entreprise », prévient Pascal Guicherd, directeur informatique du Groupe MG, membre du groupement France Défi.
Avant même d’opter pour une solution ou une autre, une phase préalable s’avère indispensable : la définition de l’arborescence. « Que doit-on classer et où ? Cette phase de réflexion est essentielle pour bien correspondre aux attentes des collaborateurs », souligne Pascal Guicherd.
La GED est un élément fédérateur dans l’entreprise, elle doit obtenir l’assentiment de tous les utilisateurs. Il peut donc s’avérer utile d’associer les salariés des différents services à la conception de cette méthode de classement.
Cloud grand public: est-ce fiable pour stocker les données d’entreprise?
Le cloud est une bonne solution pour stocker ses données. Les entreprises peuvent utiliser des outils grand public à condition d’observer certaines précautions.
Photos de vacances, vidéos de famille, morceaux de musique, documents administratifs… De nombreux particuliers utilisent des solutions en Cloud pour stocker leurs documents. Le plus souvent gratuites, accessibles de partout et de n’importe quel appareil connecté, tout en évitant de saturer la mémoire de son smartphone ou de son ordinateur personnel, la solution de stockage en ligne s’avère particulièrement séduisante.
Mais sont-elles vraiment adaptées à l’archivage des documents d’entreprise ? « Elles sont adaptée au fonctionnement de beaucoup d’entreprises, pour partager des documents entre collègues et avoir un accès à ses données où que l’on se trouve. Mais à condition de respecter certaines règles », explique Fabien Corneillie, associé, en charge du pilotage du système d’information, au sein du cabinet d’expertise comptable CTN France, membre du groupement France Défi.
Déclarer la collecte de données personnelles, c’est obligatoire!
La collecte de données personnelles sur internet est une pratique courante mais non sans règle. La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) encadre ces usages et impose de s’y conformer.